Grudzień w organizacji pozarządowej to nie tylko świąteczne przygotowania, ale także intensywne porządki, rozliczenia i zamykanie spraw księgowych oraz projektowych – szczególnie jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym (a tak jest w większości NGO).

Portal ngo.pl przygotował bardzo rzeczowy artykuł dotyczący obowiązków organizacji pozarządowych w związku z zakończeniem roku kalendarzowego. Poniżej znajduje się jego skrót, natomiast po całość materiału odsyłamy bezpośrednio do strony: 
https://publicystyka.ngo.pl/obowiazki-organizacji-pozarzadowej-na-koniec-roku-co-trzeba-zrobic-w-grudniu-tau

1. Zamknięcie projektów i rozliczenia dotacji

Co warto zrobić:

• Zweryfikować kończące się projekty, sprawdzić wydatki i terminy zgodnie z umowami dotacyjnymi.
• Dotacje można wykorzystać tylko w okresie realizacji określonym w umowie.
• W większości przypadków koszty zapłacone do 31 grudnia są traktowane jako kwalifikowane.
• Zaplanuj ostatnie płatności tak, aby bank je zrealizował przed 31 grudnia.
• Sprawdź, czy trzeba złożyć sprawozdania końcowe w określonym terminie, np. 30 dni od zakończenia projektu.

2. Porządki w dokumentach finansowych

• Przejrzyj dokumentację (faktury, rachunki, delegacje, umowy darowizn),
• Upewnij się, że wszystkie dokumenty trafiły do księgowości i zostały zaksięgowane.

3. Audyty i rozliczenia

• Sprawdź, czy któryś z projektów wymaga audytu zgodnie z umową i czy termin realizacji audytu nie przypada na grudzień.

4. Inwentaryzacja

NGO musi wykonać:

• inwentaryzację środków trwałych (co 4 lata, jeśli wypada w danym roku),
• spis środków pieniężnych w kasie na 31 grudnia i protokół.

5. Sprawdzenie wpływów i należności

• Upewnij się, że wszystkie należne wpłaty (darowizny, dofinansowania) wpłynęły na konto.
• W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – pilnuj zapłaty wystawionych faktur.

6. Rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym

• Wyjaśnij ewentualne nadpłaty lub niedopłaty przed końcem roku.
• Sprawdź, czy wszystkie zgłoszenia i deklaracje są przygotowane – pomoże to bezproblemowo złożyć roczne PIT-y na początku nowego roku.

7. Rozrachunki z pracownikami

• Przypomnij pracownikom o zwrocie nierozliczonych zaliczek, jeśli takie istnieją.

8. Ostateczny bilans i przegląd zobowiązań

Przed 31 grudnia:

• sprawdź, czy zobowiązania i należności są poprawnie ujęte,
• rozważ wysłanie potwierdzeń sald do kontrahentów.

Pamiętaj, że po 31 grudnia bilans pokazuje stan organizacji na koniec roku i później nie ma możliwości zmian w tych pozycjach księgowych.

Podsumowanie – najlepsze praktyki na grudzień

! Uporządkuj projekty i finanse
! Zapewnij prawidłowe rozliczenia dotacji i kosztów
! Zamknij wszystkie płatności i księgowania
! Przeprowadź inwentaryzację
! Wyjaśnij należności i zobowiązania
! Przygotuj się do rocznych sprawozdań i deklaracji

Źródło: portal ngo.pl